Três em cada quatro organizações têm sérios problemas de processos documentais fragilizados

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A Ricoh divulgou um estudo desenvolvido em parceria com a IDC revelando que os processos documentais ineficazes, uma área desconhecida das empresas, têm provocado incidentes graves em três em cada quatro organizações nos últimos cinco anos

As falhas nos processos documentais têm tido consequências graves: 36% das empresas inquiridas não conseguiram cumprir os requisitos de conformidade, 30% perderam colaboradores-chave e 25% perderam clientes de relevo. Outros impactos incluem incorrer em graves violações de segurança de IT, sujeitar-se a uma auditoria minuciosa, sofrer uma crise de relações públicas e enfrentar processo judicial.

Por outro lado, os dados revelam que abordar as falhas de forma pró-activa pode evitar substanciais prejuízos financeiros. Assim, a IDC calcula que o custo global de uma falha processual (em termos de tempo despendido pelos colaboradores e supervisão por parte dos executivos relativamente a actividades como as necessárias modificações e revisões processuais, bem como custos de oportunidade associados a clientes perdidos) é no mínimo 10 vezes o valor de custos correntes directos (como o pagamento de indemnizações).

“O que muitos executivos de empresas parecem não considerar é o grau que os processos documentais das empresas podem afectar o perfil de risco da organização: Há um grande risco de paragens nestes processos que podem ter impactos extremamente negativos na empresa e os custos destas paragens são piores do que muitos executivos consideram,” refere a IDC. “

Apesar de a maioria investir significativamente em recursos para reduzir a ocorrência de situações de risco de baixa probabilidade e impacto elevado, as situações de risco de alta probabilidade e impacto elevado introduzidas por processos documentais fragilizados, surgem com perigo abaixo do nível do radar empresarial, pelo que merecem a atenção dos executivos de topo.

O Document Process Imperative da Ricoh é uma iniciativa destinada a ajudar as empresas a compreender os riscos, oportunidades e boas práticas em torno dos documentos no cerne dos seus processos empresariais mais importantes.

As conclusões são baseadas num inquérito global a mais de 1516 donos de processos empresariais e iWorkers de organizações de grande e média dimensão, complementado por grupos de trabalho. Provenientes de oito países, os inquiridos foram aleatoriamente seleccionados e filtrados por painéis internacionais: Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, França, Alemanha, Austrália, China e Japão. Os processos documentais das empresas foram definidos como processos que são regidos e controlados por informações capturadas nos documentos, em papel ou formato electrónico.

A ineficiência e a ineficácia dos processos documentais afligem todos os sectores de indústria, localizações geográficas e empresas de qualquer dimensão, de acordo com a IDC. Os dados revelaram que os incidentes empresariais e de conformidade considerados graves ocorreram em percentagens sensivelmente iguais na América do Norte, Europa e Ásia, sendo esta última região a que registou a percentagem mais elevada (79%).

Mais de um em cada três inquiridos reportou ter conhecimento pessoal de processos documentais ineficientes ou ineficazes. Apesar de 31 a 39% dos processos documentais serem baseados em papel, a investigação constatou que o formato físico não constitui necessariamente um factor de risco. “Ter processos eficazes depende dos fluxos de trabalho de base,” indica o relatório. “O suporte não é necessariamente o problema.”

Concluiu-se ainda que, por vezes, as propostas de melhoria dos processos documentais falham porque não chegam aos executivos de topo. Trata-se de um ponto importante porque os processos documentais abarcam várias equipas, departamentos e organizações. Muitos subordinados não têm o nível de responsabilidade para definir e executar as alterações abrangentes necessárias. “Uma mudança com verdadeiro impacto requer a atenção da administração,” refere o relatório.


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