PMEs mais perto da digitalização documental do que as grandes empresas

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As pequenas e médias empresas (PMEs) em toda a Europa estão a progredir mais rapidamente do que as grandes organizações no percurso de transformação digital, de acordo com um estudo patrocinado pela Ricoh Europa.

Quase dois terços das PMEs (66%) esperam digitalizar os restantes documentos em suporte físico ao longo dos próximos três anos, em comparação com menos de metade (46%) das grandes empresas. Além disso, 78% dos líderes de PMEs afirmaram que os colaboradores podem trabalhar em documentos a partir de qualquer dispositivo móvel comparativamente com 69% nas grandes empresas.

A transformação digital permitirá às PME crescerem no futuro de uma forma mais produtiva e mais ágil com um modelo de negócio no qual a partilha de conhecimentos entre colaboradores será reforçada, e com o qual será possível dar uma melhor resposta às necessidades dos clientes.

No entanto, o estudo revela também uma área de risco para as PMEs – os seus colaboradores apresentam uma maior probabilidade (62%) de utilizarem dispositivos pessoais para armazenar informações, comparativamente com 55% nas grandes empresas, sendo ainda assim este um valor elevado.

Estas ações podem anular os benefícios de uma efetiva partilha de informação e podem mesmo resultar na perda de importantes visões de negócio caso os colaboradores deixam a empresa e não seja possível recuperar documentos cruciais.

A presença de mais iWorkers no futuro – colaboradores de confiança, altamente qualificados e que têm acesso, 24 horas por dia, sete dias por semana, a todas as informações de que necessitam para dar resposta às necessidades da sua empresa e dos seus clientes – é uma das medidas que poderia impedir tais impactos. O estudo revela que os líderes de PMEs estimam que, em 2018, a maioria dos seus colaboradores se enquadre na definição de iWorker.

David Mills, COO da Ricoh Europa afirma, “As PME mais inovadoras têm agora uma excelente oportunidade. Ao fomentarem ainda mais a digitalização dos documentos cruciais para o negócio e ao otimizarem os seus processos terão mais rapidamente acesso às informações. Mais ainda, ao fazê-lo aumentarão a produtividade pois estarão a gerir os conhecimentos de uma forma mais eficiente. Serão também mais ágeis no contexto de trabalho em constante mudanças e mais eficientes na resposta às necessidades dos clientes e na partilha de conhecimentos entre colaboradores. Com estas bases será possível criar uma cultura de partilha de informações que irá atrair e promover a retenção de mais iWorkers de modo a melhor conduzir os negócios no futuro”.

Todavia, existe ainda um longo caminho a percorrer até que os ambientes de trabalho sejam verdadeiramente colaborativos e eficientes.

O estudo revela também que, hoje em dia, os líderes das PMEs acreditam que a sua atual incapacidade de aceder a documentos e outros sistemas de informação importantes a partir de dispositivos móveis é um dos dois principais entraves no que se refere a uma verdadeira partilha de informações.

Assim, embora estejam otimistas relativamente à total digitalização das suas operações empresariais nos próximos três anos, estas visões adicionais sugerem que ainda é necessário rever e otimizar muitos processos fundamentais e fluxos de trabalho para, no futuro, dar uma melhor resposta às necessidades das empresas e dos colaboradores.

De modo a fomentar ainda mais a digitalização as PME devem assegurar a revisão das suas atuais tecnologias e devem otimizar as suas formas de trabalhar para conseguir usufruir ao máximo dos mesmos. De facto, todos os líderes empresariais classificaram a otimização de processos documentais cruciais (revisão da forma como trabalham nas principais interações empresariais) como a atividade impulsionada pela tecnologia com maior impacto positivo no crescimento do negócio.

Além do mais, é necessário ultrapassar os obstáculos culturais que interferem com a gestão da informação. Tal como os seus pares nas grandes empresas, o desafio passa por estabelecer uma nova cultura de partilha de informações. Mais de metade dos líderes de PMEs (55%) e líderes de grandes empresas (53%) confessam que a sua empresa não tem hábitos de partilha.


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Patricia Fonseca

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