Opinião Leak: O valor de uma estratégia de informação empresarial

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O que é que apareceu primeiro: o ovo ou a galinha? Esta velha pergunta nunca foi respondida de forma definitiva, nem existe uma resposta cabal. Alguns podem dizer que realmente não importa. O que importa é que estão intrinsecamente relacionados. Não podem existir galinhas sem ovos, nem ovos sem galinhas. Se assim é vamos considerar uma questão parecida. O que é que apareceu primeiro: a sua estratégia ou os seus dados?

Com esta pergunta o que realmente procuro saber é se ao preparar o plano de negócio para a sua empresa o fez a partir de uma folha em branco ou se preferiu recolher primeiro dados e informação sobre o Mercado, tendências e histórico de actividade para usar como base? Esta pergunta pode parecer perniciosa e traiçoeira, porém o que realmente importa é que tal como o ovo e a galinha o mais importante é ter consciência que ambas estão relacionadas e é impossível dissociá-las. Pois o que no final queremos é o pinto!

É importante que no momento da definição de uma estratégia empresarial se consiga traçar aquela que trará melhores resultados e que em conjunto com as actividades planeadas seja exequível de prioritizar e alcançar cada um dos objetivos estratégicos com o menor custo de investimento possível, e isso só se consegue quando se está plenamente confiante dos dados que se conseguiu recolher, não só pela sua quantidade como pela sua qualidade. Em qualquer negócio o problema da informação nem sempre é a sua recolha, pois existe sempre uma infindável variedade de recursos e fontes a que se pode recorrer, mas o problema está na necessidade de verificar a veracidade, atualidade, relevância e qualidade desses mesmos dados.

Neste contexto é de realçar a importância que a informação tem ganho cada vez mais no dia a dia das empresas e como é importante estabelecer uma estratégia de informação que defina como as organizações usarão os dados que recolhem de modo a obter uma vantagem competitiva. Esta estratégia não é mais que um plano completo e que está em constante evolução que abarca cinco etapas distintas: criar estratégias, alinhar, controlar, executar e otimizar. Quando estas cinco etapas interagem em harmonia têm impacto imediato e visível nos processos de negócio, quaisquer que sejam, aumentando a produtividade e potenciando uma tomada de decisões mais consciente e atempada. Esta estratégia é transversal a toda a organização, envolve todas as pessoas que, de um modo ou de outro, têm um papel ativo no desenrolar dos processos de negócio, quer sejam eles o CEO, quer sejam as primeiras e segundas linhas de gestão ou o colaborador de front desk. Mas uma estratégia de informação ultrapassa os limites internos de uma organização e deverá ter impacto na forma de interagir e cooperar também com parceiros e clientes.

Qualquer estratégia de informação necessita sempre de assegurar que existem ou sejam implementadas algumas regras que permitirão a gestão, o tratamento e a melhoria da qualidade dos dados recolhidos, tal como a influência que cada colaborador terá na geração e supervisionamento dos sistemas e processos de informação. Para tal é importante implementar-se uma política de data governance que fará este supervisionamento de pessoas, sistemas e processos de geração de dados. Mas todo o momento ao falar-se de recolha, tratamento e gestão de dados é importante manter-se a noção da volatilidade e rapidez de transformação que os dados podem sofrer e tornarem-se em algo completamente obsoleto e sem valor, sendo necessário ter as ferramentas tecnológicas mais corretas e eficientes para esta recolha, gestão, agregação, tratamento e validação de dados.

A forma mais coerente de poder definir e implementar uma estratégia de informação, tem sempre de ter em conta o binómio homem e tecnologia para que a cada um dos passos se consiga retirar o maior proveito da mesma. Para tal é importante que no primeiro passo, que equivale à criação de estratégias, a Administração da empresa defina e articule a estratégia geral no sentido de poder responder inequivocamente às questões do “que se quer ser?”, “onde se quer chegar” e “onde se deverá sobressair para se conseguir alcançar os objetivos e metas definidos?”. Com a criação de uma estratégia coerente e consistente, há que passar para um Segundo passo onde é necessário alinhar com todas as áreas funcionais e operacionais os objetivos estratégicos e alinhavar estratégias de implementação das mesmas. Este é o passo que levará também à disseminação de toda uma estratégia corporativa a toda a organização, que deve ser o mais democratizada possível, dando espaço e oportunidade a que todos opinem e apresentem as melhores soluções e ideias para a sua implementação operacional. No seguimento da disseminação da estratégia e alinhamento operacional há que criar métodos e políticas de controlo, os quais serão partilhados entre as diversas áreas operacionais e a área de TI da organização, a qual terá como principal responsabilidade estar atenta aos dados e potenciais projetos necessários para a execuação da estratégia de informação, criando fluxos de data governance que dá poder aos responsáveis de cada área de negócio e operacional da organização para monitorizar e gerir a informação que lhe possa ser vital para colocar em prática o seu plano funcional específico.

Com os três passos anteriormente indicados já implementados há que executar. Na fase de execução todas as áreas devem trabalhar em conjunto com a área de TI em iniciativas que serão orientadas por estratégias funcionais. Estas iniciativas irão centrar os esforços em projetos que usem a informação para eliminar possíveis estrangulamentos de informação, melhorar a eficiência de processos e procurar gerar vantagens competitivas sérias. Este trabalho trará à empresa uma vantagem competitiva imediata que é ter assegurada informação atualizada e pertinente para o seu trabalho diário.

Os departamentos de TI no momento em que todos estes processos se encontrem em pleno verão as suas responsabilidades passam a ser alteradas para não só manterem os níveis de qualidade estabelecidas, como também buscarem a otimização de todos os processos e estratégia através da avaliação e construção das ferramentas que possam usar capacidades analíticas de BI que permitam melhorar a precisão dos dados e assim assegurar uma maior legitimidade e confiança às tomadas de decisões para todas as areas de negócio da organização.

Com a criação, imlpementação e controlo de uma estratégia de informação a pergunta sobre o ovo e a galinha deixa de fazer sentido e passamos para um novo paradigma: como iremos fazer crescer o pintainho?

Miguel Reyes, Director Geral da Information Builders para Portugal, Espanha e México


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