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À conversa com Miguel Agostinho, Director Executivo da APFM

Facility Management pode ser um termo ainda desconhecido para alguns. No entanto é algo muito importante para todas as organizações. A Leak Business esteve à conversa com Miguel Agostinho, Director Executivo da Associação Portuguesa de Facility Management que explicou no que consiste esta designação, as normas inerentes e a importância para as empresas.

Patrícia Fonseca – Para algumas pessoas, é ainda difícil perceber, na sua globalidade, o que é o Facility Management e qual o seu impacto nas organizações. Consegue, de forma resumida, esclarecer o que é o FM?

Miguel Agostinho – Tem toda a razão. E a culpa deste desconhecimento sobre o que é o FM é em boa parte devida a um adágio que se usa há demasiado tempo “o bom facility management não se vê”. Ou seja, o Facility Management está muito associado à manutenção e à limpeza dos edifícios e dos espaços e portanto, se não houver lâmpadas fundidas, vidros partidos nem tapetes sujos, então tudo está bem e mais vale nem fazer perguntas.

Mas o Facility Management, embora seja uma disciplina complexa, é simplesmente desenhar e gerir os espaços de forma a que as pessoas que nele trabalham, ou que nele estão hospedadas ou que nele são atendidas o façam nas melhores condições. E estas condições contemplam múltiplas variáveis. Por exemplo, têm de corresponder à sua expetativa; têm de ser disponibilizadas por um preço e com uma pegada ecológica que sejam sustentáveis; têm de ser seguros; têm de ser funcionais; têm de ser limpos, etc etc.

Têm também de responder à mudança das expetativas dos seus utilizadores e também aos ciclos de vidas das organizações. Expandir a ocupação quando as empresas contratam mais, permitir poupanças quando as empresas contraem.

O Facility Management é, então, a engenharia dos espaços que as pessoas utilizam. Simples.

P.F. – Quando pensamos em FM, por norma, é fácil seguir pelo caminho da associação aos serviços de limpeza. No entanto, o FM é muito mais que isso. Existe algum top de 10 atividades, constituídas como ‘pilares’ do FM?

M.A. – Se o Facility Management é a engenharia dos espaços, ele de facto requer competências de mais áreas de saber, como a Gestão, a Arquitetura, o Direito, as Tecnologias de Informação. Pelo menos mais estas quatro. Estas é que são as “atividades” que constituem os “pilares” do FM.

Mas para desenhar e gerir espaços que estejam ao nível das necessidades e das expetativas das pessoas que utilizam os escritórios para trabalhar, os hospitais para se curarem e os centros comerciais para as suas compras, inevitavelmente uma série de serviços e de equipamentos são essenciais para que isso aconteça. Já falou da limpeza, mas temos ainda a manutenção eléctrica e a manutenção da parte civil do edifício, temos a recepção, a segurança, o catering. Temos, do lado dos equipamentos, os de climatização, o mobiliário, os elevadores, os ecrãs, os jardins, etc etc.

Todos estes serviços e a aquisição destes equipamentos são normalmente geridos pela pessoas, ou pelo departamento, que é responsável pelo “Management” da “Facility”.

E onde há 30/40 anos atrás víamos grande parte destes serviços a serem garantidos por departamentos internos das organizações, com colaboradores internos, é certo que desde a década de 80 com o mantra de “enfoque no core business”, a empresas começaram a subcontratar a prestação destes serviços que, obviamente, não eram o seu core.
É por esse motivo que o Facility Management, inevitavelmente, se começou a confundir com estas empresas que prestavam os Facility Services, empresas externas às organizações e que se especializaram nesses serviços não core, que se tornaram o seu próprio core.

P.F.- Pode afirmar-se que, de forma organizada/consciente ou não, todas as empresas têm e fazem FM?

M. A. – Sim e Não. Sim porque qualquer empresa de qualquer dimensão tem de garantir as condições para os seus colaboradores trabalharem. Da mesma forma que qualquer hotel ou pensão tem de disponibilizar uma cama para o seu hóspede.

Em organizações mais pequenas o Facility Manager pode ser o próprio dono do negócio. É ele o principal interessado que as condições estejam reunidas para trabalhar e faturar.

Em organizações de maior porte o Facility Management pode ganhar estatuto de Departamento, reportar diretamente ao Board, ter um orçamento anual de milhões ou milhares de milhões, assim como milhões de metros quadrados para gerir.

Portanto podemos dizer que todas as organizações “têm” FM.

Mas “fazer” FM, se o quisermos presumir como “fazer bem” FM, então a resposta é não, nem todas as empresas “fazem bem FM”.

O FM é uma disciplina multidisciplinar, o que por si lhe atribui logo bastante complexidade, e daí ter sido essencial avançar para uma norma de boas práticas que pudesse ser um referencial para as organizações e para os profissionais.

Portanto fazer bem FM significa, pelo menos, ter conhecimento das normas; ter processos de FM implementados, bem como medir a sua eficiência e fazer benchmarking; avaliar a sua qualidade e o impacto na satisfação dos utilizadores dos espaços, o impacto ambiental e o custo financeiro.

P.F. – Pelo que pude pesquisar, uma das áreas de trabalho da APFM é precisamente a normalização. Será que pode partilhar o trabalho que está a ser feito, por exemplo, com a norma EN15221 e as suas diferentes partes? Pela sua amplitude europeia, a norma permitirá uniformizar os conceitos, os processos e agilizar a operação diária do FM nas empresas?

M. A. – A EN15221 teve a sua primeira publicação em 2006, ou seja, é da idade da própria APFM. No entanto, a sua implementação em Portugal é muito limitada. Por isso, agora para além de trabalhar na norma em si, estamos cada vez mais preocupados em dá-la a conhecer aos profissionais, pois essa é a única forma de potenciarmos a sua aplicação.

Mas também é preciso compreender que a norma europeia é, atualmente, uma norma de boas práticas e não um sistema de gestão que permita que quem a implementa tenha um selo e um certificado para o provar.

Ora, infelizmente, isso às vezes é mais importante que o conteúdo da norma em si. Quer isto dizer que a força da EN15221 em uniformizar conceitos e processos será sempre limitada na medida em que o custo em a implementar dificilmente se traduzirá em benefício num mercado muito cético em relação ao seu valor, isto é, nem os prestadores de serviços conseguirão se posicionar melhor junto dos clientes nem os clientes poderão valorizar os seus ativos ou provar a sua melhor gestão em prol dos ocupantes dos seus espaços.

Felizmente, o FM não tem estado parado desde a publicação da EN15221 e, neste momento, não só estão publicadas 3 partes da norma internacional – ISO 4101x – como em 2018 assistiremos ao nascimento da primeira norma de certificação de sistemas de gestão de FM, a ISO41001. Esta sim, com selo e certificado.

E, acreditamos nós, esse poderá ser o salto para a aceitação do FM como uma disciplina relevante para as organizações públicas e privadas. Por esta altura, estaremos mais próximos de se conseguir atingir um nível de boas práticas que se comece a disseminar pelos vários players do mercado. E depois o mercado funciona. Quando todos adoptarem as boas práticas que existem num determinado momento, então existe motivação para que alguns investiguem e invistam para se destacarem dos restantes e evoluam. Para depois a evolução se tornar standard practice e todo o setor evoluir para esse novo patamar. E repete-se o ciclo. Isso é que é um mercado a funcionar bem e a evoluir, com o motor da normalização a funcionar.

P. F. – Pode dizer-se que a norma EN 15221 representará a globalização do FM ou é uma ideia errada?

M.A. – Mais que a EN15221 será a ISO410XX, pela sua esfera de aplicação global. É importante compreender porém que tanto as pessoas, como os edifícios, como o clima são diferentes de cidade para cidade, de país para país. Ainda mais, de continente para continente. Portanto a norma quanto muito quer fornecer um framework, um referencial. Esse referencial permite que as organizações em todo o mundo não tenham de reinventar tudo desde a roda. Se existe um referencial que indica que um automóvel deve ter um volante, depois cada país pode decidir de que lado o coloca.

Mas esta globalização ajudará que empresas com presença em várias partes do Mundo possam tentar encontrar alguma homogeneização na forma como gerem os seus espaços e isso dará claramente ao FM a possibilidade de ter responsáveis globais que, obviamente, se posicionam hierarquicamente nas organizações mais acima. Se o FM continuar muito espartilhado em termos de práticas, terá se ser sempre algo relegado para as sucursais locais e funcionando isoladamente e sem visibilidade.

Portanto, não só a ISO410XX permitirá “globalizar” o FM como isso será uma ferramenta para o colocar mais visível e mais no topo da agenda dos conselhos executivos, dos conselhos de administração e das agências governamentais.

Ainda assim, e em jeito de remate, a APFM trabalha no sentido de formar os portugueses para o que é o FM e o papel do FMer nas organizações.

P.F. – Que tipo de formação pode ser encontrada? Ao nível de workshops? Ao nível académico e de maior duração?

M.A. – Em termos de conhecimento a APFM trabalha 3 vetores diferentes. Dois deles são com a academia. Ajudamos universidades ou politécnicos ou escolas de negócios que estejam interessadas em ter cursos de FM. Outro é apoiar alunos de mestrado ou de doutoramento em fazerem as suas teses ou dissertações com temas que sejam relevantes para a academia mas também para a economia.

Com os profissionais criamos plataformas de inovação. Estas plataformas são fóruns de criação de conhecimento colaborativo. Cada profissional partilha o seu know how e a APFM tem como função recolher e tratar esse conhecimento individual, adicionar informação de outros países onde tenha parceiros, e criar como output documentos que tenham valor para quem pratica FM, para as organizações e para os governos.

Em termos de modelos de entrega tentamos ter a maior variedade possivel, workshops de fim de tarde a pequenos almoços de trabalho. E nos cursos desde módulos de 6 horas a pós graduações de 480 horas.

Os conteúdos em si também são, por força do FM ser multidisciplinar, muito variados, desde a tecnologia e as engenharias, à comunicação e à liderança, à gestão de projetos e continuidade de negócio, da análise financeira ao procurement. E estamos sempre disponíveis para incluir mais áreas e fazer mais cursos e liderar mais iniciativas. Só assim é que poderemos ajudar o FM a sair da sua humilde reclusão.


Patricia Fonseca

Patricia Fonseca

Viciada em tecnologia, entrou para a equipa em 2012 e é responsável pela Leak Business, função que acumula com a de editora da Leak. Não dispensa o telemóvel nem o iPod e não consegue ficar sem experimentar nenhum dispositivo tecnológico.

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