Como a conetividade nos escritórios pode melhorar a produtividade das PMEs

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Os mais de 20 milhões de PMEs da UE representam atualmente 99 por cento do mercado empresarial europeu e são uma força motriz do crescimento económico e da inovação, segundo a Comissão Europeia. Elas desempenham um papel vital na economia europeia estando na base da criação de emprego e prosperidade, como referiu Olli Rehn, vice-presidente da Comissão Europeia, no Fórum Económico de Bruxelas. No entanto, apesar desse reconhecimento, cerca de metade das pequenas empresas (45 por cento) ainda não conseguem sobreviver nos primeiros quatro anos de atividade.

Então, como podem as start-ups e as empresas de menor dimensão garantir o seu lugar entre os 65 por cento que se mantém em funcionamento, no final desses quatro anos?

Criar um escritório com maior nível de conetividade é o melhor ponto de partida, uma vez que vai ajudar a agilizar as rotinas diárias. Mas no momento de tomar decisões sobre a compra de tecnologia de escritório, muitos dos proprietários de PMEs concentram-se demasiado em fatores básicos como o preço inicial, os custos de funcionamento e fiabilidade, ao invés de reconhecerem o valor da tecnologia do escritório. O foco no custo também é uma abordagem que muitas vezes negligencia a conetividade e a flexibilidade necessárias para tornar um ambiente de escritório produtivo e rentável. Compras de “baixo custo e baixa manutenção” conduzem inevitavelmente a um baixo retorno – com flexibilidade e funcionalidade extremamente limitadas. Ao escolher a tecnologia, as PMEs devem-se concentrar na criação de um ambiente conetado que trabalhe tão arduamente como elas próprias.

A sua caixa de ferramentas está atualizada?

Para criar um ambiente conetado começamos por abordar alguns dos desafios mais fundamentais para o negócio. Diariamente, as organizações processam uma quantidade impressionante de dados, eletrónicos ou baseados em papel, como faturas, contratos e planos. No entanto, as PMEs confiam muitas vezes em tecnologia ultrapassada, ineficiente tais como salas de arquivo, impressoras USB e sistemas de gestão de ficheiros do Windows – sem se questionarem sobre se este é o caminho certo para gerirem de forma mais eficiente os seus documentos e dados. A falha na gestão correta dos processos documentais tornar-se-á rapidamente um obstáculo que vai impedir a empresa de fornecer os seus serviços aos clientes e parceiros da forma que estes esperam. Num cenário de serviços muito competitivo, uma prestação de serviços eficiente significa a diferença entre o sucesso e o fracasso – especialmente nos cruciais primeiros quatro anos.

Embora o Wi -Fi pareça ser um ‘must-have’ nos escritórios de hoje, as PMEs não conseguem muitas vezes pensar um passo à frente e reconhecer o valor que a conetividade pode proporcionar. Com mais de 1,2 mil milhões de equipamentos smart connected, como tablets e smartphones, comercializados no ano passado em todo o mundo (IDC), esses ambientes de negócios deviam passar a estar sempre disponíveis, sempre interligadas. As PMEs são organizações tradicionalmente muito flexíveis e muitas têm sido capazes de construir os seus negócios com base em soluções escaláveis na nuvem, como o Gmail, o Evernote e o Dropbox. Se efetivamente aplicada ao ambiente e a práticas de trabalho, esta forte tendência para a partilha inteligente de informação e de formas interligadas de trabalho representam uma oportunidade real.

Tempo para atualizar

Um bom ponto de partida é o processo de gestão da informação, porque é essencial para qualquer negócio. Muitas tecnologias interligadas, como a nuvem, o WiFi e os equipamentos móveis podem alimentar este processo e permitir às PMEs uma gestão de informação mais rápida e fácil.

Este nível de conetividade e de disponibilidade de serviços disponibiliza capacidades de nível empresarial às PMEs, sem os custos iniciais associados à estrutura de TI. Tomemos por exemplo os equipamentos multifuncionais (MFD). A humilde impressora de escritório tornou-se um centro de comunicações de rede capaz de consolidar recursos e poupar dinheiro. Não deverá estar menos interligada do que o resto do ecossistema do escritório, isto se as PMEs quiserem trabalhar mais rapidamente e com maior eficiência. Isso produz uma nova geração de funcionários interligados que podem atingir novos níveis de produtividade, onde e quando estiverem a trabalhar. Interligados na rede de uma organização via cabo ou Wi -Fi, os equipamentos multifunções permitem que os utilizadores possam imprimir, digitalizar e enviar documentos, a partir de e para a rede, o que constitui um enorme aumento de produtividade comparativamente à impressora USB padrão, que só está ligada a um computador.

Os utilizadores concordam. De acordo com o nosso Insights Report1, 69 por cento dos entrevistados dizem que as impressoras ou os scanners com WiFi “melhoraram muito a produtividade” ou tiveram algum impacto positivo na produtividade.

Uma vez digitalizado, é mais fácil para os funcionários acederem, partilharem ou processarem documentos a pedido. As PMEs que apoiam ou dependem desta abordagem flexível para trabalhar apercebem-se do benefício de armazenar os documentos em serviços na nuvem, como Evernote ou o Dropbox, permitindo que os funcionários acedam ou trabalhem nesses documentos a partir de qualquer dispositivo ligado à web, no escritório, em casa ou em deslocações – essencial para manter níveis de produtividade elevados.

Preparados para a corrida

Se por um lado trabalhar com documentos digitais favorece grandemente a colaboração na equipa e a interligação, o nosso relatório Office Insights também constatou que as versões em papel de documentos importantes ainda são essenciais para quase todas as organizações; por exemplo, para facilitar as reuniões formais ou para fins de auditoria (e não espero que isso mude no futuro próximo). Isso significa que a infraestrutura tecnológica de uma PME deve não só permitir que os colaboradores acedam a esses documentos facilmente no seu formato digital, mas também imprimi-los a partir de dispositivos como smartphones e tablets, que possuem aplicações de impressão dedicadas.

Independentemente da forma como é aplicada, a conetividade representa uma enorme oportunidade para as PMEs. Permite-lhes competir com as grandes empresas, com excelente serviço ao cliente, maior personalização e menores custos de funcionamento. Se as PMEs tirarem partido da tecnologia conetada agora, o fatídico “destino de quatro anos” poderá ser facilmente evitado.

Anil Jagpal, Diretor de Marketing Europeu de equipamentos i- SENSYS, Canon Europa


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