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Apenas 1/3 das empresas financeiras auditam o acesso a documentos

Apenas um terço das empresas consegue auditar na totalidade o acesso a documentos. Esta é uma das principais conclusões de um estudo produzido pela Coleman Parkes Research para a Ricoh, que revela também que 47% dos inquiridos do setor de serviços financeiros acham que a sua segurança documental está melhor do que em 2009. 26% considera que, na verdade, está pior. Isto ocorre apesar de 63% ter definido objetivos de gestão de risco documental.

Estas conclusões vêm a público numa altura em que o setor, que se tem apoiado tradicionalmente em procedimentos manuais e à base de papel para processar informação, sente cada vez mais a pressão de gerir grandes quantidades de informação, com os clientes a exigir interação através de canais digitais, ao mesmo tempo que é necessário acompanhar o ritmo das novas tecnologias.

Os processos documentais no setor dos serviços financeiros necessitam de cumprir com a regulamentação nacional e internacional, que obriga a que estes sejam mais transparentes, e à implementação de relatórios mais rigorosos, proporcionando condições para registos de auditorias mais minuciosos.

“No setor dos serviços financeiros, talvez mais do que em qualquer outro setor, os dois mundos de documentos digitais e documentos em papel chocam, à medida que a mudança ao nível regulamentar e a evolução dos hábitos dos clientes forçam as organizações a repensar o modo como gerem informações cruciais, e a fazê-lo depressa,” afirma Carsten Bruhn, Vice-Presidente Executivo da Ricoh Europa. “Este é um dos setores mais regulados; contudo, esta luta para ultrapassar os desafios da segurança documental realça precisamente o grau de complexidade de uma gestão eficaz dos processos documentais.”

O estudo revela ainda que, apesar de se tratar de um setor onde o apoio ao cliente é um fator competitivo diferenciador, apenas uma pequena parte das organizações de serviços financeiros conseguiu ultrapassar os desafios e assegurar que os respetivos processos documentais permitem obter resposta por parte dos clientes (26%), retê-los (35%) e conseguir novos clientes (36%).

“Atividades de contato com o cliente – nomeadamente vendas e marketing, faturação, assistência e suporte – dependem todas de processos documentais de forma a funcionarem bem e terem disponibilidade para a interação com o cliente. Se estes processos não estiverem a funcionar corretamente, os clientes podem mudar para outra empresa e/ou partilhar com terceiros a sua insatisfação. As empresas do setor dos serviços financeiros precisam de fazer uma revisão minuciosa destes processos, tanto os digitais com os de papel, para garantir que são eficazes, ágeis e seguros. Este controlo permitirá um acesso rápido a informação precisa, o que significa que as empresas podem atrair clientes e retê-los no presente e no futuro,” declara Bruhn.


Patricia Fonseca

Patricia Fonseca

Viciada em tecnologia, entrou para a equipa em 2012 e é responsável pela Leak Business, função que acumula com a de editora da Leak. Não dispensa o telemóvel nem o iPod e não consegue ficar sem experimentar nenhum dispositivo tecnológico.

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