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Leak Business

Estudo da Xerox e do IDC reforça a importância da qualidade e eficiência nos contratos de gestão de serviços de impressão (MPS)

Patricia Fonseca

Publicado a

As organizações valorizam, cada vez mais, o acesso à informação sobre os impactos e ganhos que podem atingir, quando assinam um contrato de gestão de serviços de impressão (MPS). Esta é uma das principais conclusões apresentadas no mais recente estudo do IDC para a Xerox ‒ “Managed Print Services – Service Delivery Excellence”. ‒ aborda uma questão a que os decisores nem sempre se dão muita relevância.

No estudo, 25% dos inquiridos relevam que o seu fornecedor de Serviços de MPS não considerou os seus fluxos documentais, nem ferramentas para se obterem ganhos de eficiência ao nível da produtividade ou de optimização de processos de trabalho intensivos, ou até mesmo programas e acções para a transição de processos em papel para digital.

No entanto, a grande maioria das organizações atribui cada vez mais importância à entrega do serviço (service delivery), avaliando, entre os fornecedores, aqueles que se concentram na fase de avaliação e os que, ao contrário, olham para além da redução de custos inicial e optimização das infra-estruturas e têm a capacidade de implementar verdadeiras estratégias de Managed Print Services (MPS).

Em termos de visão dos prestadores sobre um contrato de MPS bem sucedido, quase metade dos inquiridos (46%) citou a execução, como chave para o sucesso de um contrato. Menos de 1/3 dos inquiridos indicou que a tecnologia é o principal condutor do sucesso.

Ainda relevante é o facto de a maioria afirmar que a sua relação com os fornecedores, conjugada com a capacidade de envolvimento dos colaboradores no processo de transição, é muito importante para o sucesso dos contratos de serviços de MPS.

O estudo identificou as três principais fases de envolvimento com um serviço de MPS, e os factores particulares que conduzem ao sucesso. As conclusões realçam os seguintes momentos:

Avaliação – Ao conduzir uma avaliação extensiva da actual infra-estrutura do cliente, o fornecedor pode desenvolver um plano detalhado para poupança de custos e recomendações de soluções.

Transição – A transição engloba a optimização tecnológica, bem como melhorias dos processos do fluxo de trabalho. Aqui, os fornecedores efectuam sugestões para uma optimização adicional assim que o estado futuro esteja implementado.

Gestão – A transição está concluída e o fornecedor de serviços MPS efectua a gestão diária das operações de impressão e de infra-estrutura documental. Entre os principais factores de sucesso apontados pelos inquiridos destacam-se as capacidades de resposta dos prestadores de serviços, proporcionando a resolução de problemas em tempo útil.

“O serviço prestado ao cliente sempre se assumiu como o fator diferenciador da Xerox perante os restantes players de mercado. Este novo estudo vem precisamente reforçar o que, actualmente, é considerado pelos clientes como um serviço de excelência, revelando factores que podem ser cruciais no envolvimento com serviços de MPS,” realça Paulo M. Gomes, Director de Large Accounts & Global Document Outsourcing da Xerox Portugal..

O estudo “Managed Print Services – Service Delivery Excellence” tem como amostra a participação de algumas das maiores organizações empresariais dos Estados Unidos e da Europa.Clique aqui para efectuar download da checklist para o comprador de serviços MPS, bem como aceder ao estudo por completo. Saiba mais sobre os Xerox’s Managed Print Services.

Viciada em tecnologia, entrou para a equipa em 2012 e é responsável pela Leak Business, função que acumula com a de editora da Leak. Não dispensa o telemóvel nem o iPod e não consegue ficar sem experimentar nenhum dispositivo tecnológico.

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