Opinião: Facturação electrónica de montante a jusante – a importância da integração eletrónica dos dados


shadow
Partilhe esta notícia...Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInPin on PinterestEmail this to someone

Um estudo da Billentis comprova que o tratamento de uma encomenda enviada em papel custa em média 11,2 euros (para quem recebe). Este é um valor que não pode ser ignorado. Mesmo porque já é possível receber a mesma encomenda de forma eletrónica, o que permite reduzir drasticamente este valor.

Como? Através de uma simples camada de serviço que funciona como “facilitador” e que permite a total integração dos dados dos documentos emitidos pelo comprador no software de gestão do fornecedor e vice-versa, mesmo quando ambos têm diferentes softwares de gestão.

Com isto poupa-se tempo e dinheiro. Curioso? Eu explico.

Facto 1: Para o fornecedor criar uma fatura em papel isso envolve vários potenciais problemas inerentes: 1) a interpretação dos dados contidos na encomenda e a passagem dos mesmos para o software de gestão; 2) o tempo despendido em olhar para o papel e depois digitar; 3) garantir que aquilo que foi encomendado é exatamente o que vai ser entregue e 4) o arquivo legal do documento para efeitos de inspeção tributária, pelo prazo legal de 10 anos. Do lado do recetor, há igualmente o mesmo processo para voltar a tratar a fatura e inserir os dados da mesma no seu software de gestão.

Facto 2: Sendo que estudos indicam que, para tratar uma encomenda ou uma fatura, são necessários entre 5 a 30 minutos, dependendo da complexidade do documento, feitas as contas, é muito tempo e muito dinheiro. Mesmo porque, quanto maior a complexidade do conteúdo do documento maior a probabilidade de erro.

Facto 3: O problema agrava-se se uma das empresas envolvidas (o comprador) funcionar com base no sistema just in time. Imagine que o comprador faz as encomendas durante a noite e que necessita dos produtos no outro dia às 10h da manhã. Isso significa que o fornecedor tem de receber e processar a encomenda a tempo de fazer a expedição dentro do horário estabelecido. O que pode ser problemático tendo em conta que a maioria das entidades começa a atividade às 9h da manhã.

Facto 4: A solução imediata seria a de ter pessoas a começar no trabalho mais cedo. Só que isso significa ter mais custos. Ou seja, neste sistema o fornecedor teria de reajustar o seu modelo de

operação às especificações dos compradores, nomeadamente às exigências daqueles que têm maior peso para o seu negócio.

Como é que se resolve esta questão?

É então aqui que entra o serviço de “tradução” ou mapeamento central da informação. Algo aparentemente tão simples, mas que faz toda a diferença na interligação entre sistemas por este mundo fora, eliminando por completo a incompatibilidade de formatos.

Por vezes (a maioria, na verdade), o formato eletrónico da encomenda feita pelo cliente não é o mesmo formato do sistema de gestão do fornecedor. Este processo de intermediação do processo eletrónico entre o comprador e o fornecedor permite que apenas seja mudada a estrutura do ficheiro, sendo que a informação não é alterada ou sequer mexida.

Desta forma, e sem qualquer tipo de investimento em tecnologia local, quer o cliente quer o fornecedor conseguem comunicar entre si, sem contratempos de qualquer tipo.

A entidade de intermediação que está posicionada no meio do processo é quem traduz ou mapeia o formato que é enviado para o formato do recetor.

Toda a informação (diga-se os dados que constituem os documentos, encomenda ou fatura) é totalmente integrada nos respetivos sistemas de gestão e, em alguns casos, sem total intervenção humana no processo. Isso poupa tempo, dinheiro e elimina potenciais erros.

Mas esta solução vai ainda mais longe. Permite que o que antes era uma simples relação de cliente/fornecedor se possa transformar numa verdadeira relação de parceria. Isto porque todos os dados são integrados automaticamente e com total garantia.

As partes conseguem ter a rastreabilidade de quando o documento é enviado, recebido, lido ou aprovado. E uma encomenda que antes custava os cerca de 11,2 euros mencionados acima passa assim, com a utilização de uma solução deste tipo, a custar cerca de 40 cêntimos.

Melhor ainda, as empresas (principalmente os fornecedores) já não têm de se preocupar com o software que os seus clientes utilizam, nomeadamente se este é ou não compatível com o seu próprio software.

Um exemplo: imagine um fornecedor com 5 clientes diferentes, cada um com um software distinto. A opção tradicional obrigava-o a imprimir a encomenda e a fazer a inserção manual dos dados no programa de contabilidade ou a investir vários milhares de euros em software para compatibilizar o seu formato com cada cliente. Convenhamos que estas duas soluções são impraticáveis.

Assim, o intermediário, ou facilitador, é conhecido como uma integração ponto-a-ponto, com vantagens ao nível da celeridade do processo para todos os envolvidos. O comprador tem a segurança de que o fornecedor vai receber a encomenda a horas e o fornecedor tem maior controlo do negócio, gastando menos, concentrando-se no seu negócio core e libertando recursos humanos para tarefas de valor acrescentado.

Resumindo, a adoção de um serviço “facilitador” de tradução ou mapeamento central da informação entre cliente e fornecedor é, claramente, uma situação win win pois é uma estratégia muito vantajosa para ambas as partes.

Author

Wilques Erlacher
Wilques Erlacher

Business Development Manager, Saphety

Deixar uma resposta

O seu endereço de email não será publicado. Campos obrigatórios marcados com *